E-Rechnung ab 01.01.2025 – Was die Neuerungen für Ihr Unternehmen bedeuten und wie APsolut Sie hierbei unterstützt

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet, dass ab dem 01. Januar 2025 die so genannte E-Rechnung für inländische B2B-Rechnungen zur Pflicht wird. Auch wenn es für die Ausstellung Übergangsregelungen gibt, ist die Möglichkeit des Empfangs und der damit einhergehenden Verarbeitung sowie revisionssicheren Speicherung für alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 sicherzustellen, sodass auch Ihr Unternehmen von den neuen Regelungen betroffen sein wird.

Daher möchten wir Ihnen mit diesem Beitrag zum Thema

E-Rechnung ab 01.01.2025 – Was die Neuerungen für Ihr Unternehmen bedeuten und wie APsolut Sie hierbei unterstützt

einen Überblick verschaffen sowie aufzeigen, wie wir Sie hierbei unterstützten können.

Was ist eine E-Rechnung?

Ab dem 01.01.2025 gilt als elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – nur noch ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Um diesem Anspruch zu genügen, muss die E-Rechnung

• der Richtlinie 2014/55/EU bzw. der Norm EN 16931 entsprechen; oder
• zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart worden sein und die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglichen, das der Norm EN 16931 entspricht.

Achtung, im Unterschied zur gesetzlichen Definition vor dem 01.01.2025, gilt ein PDF-Dokument dann nicht mehr als elektronische Rechnung. Papierrechnungen sowie auch andere elektronische Formate, wie z.B. PDF-Dokumente, werden dann als sonstige Rechnungen bezeichnet.

Welche Formate gibt es?

Theoretisch sind alle Formate zulässig, die die Norm EN 16931 erfüllen. In Deutschland haben sich die Formate

• XRechnung und
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)

etabliert. Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist dabei immer ein XML-Dokument. Beim ZUGFeRD-Format wird dieses in eine PDF eingebettet. Das PDF-Dokument enthält dabei neben dem strukturierten Teil auch ein menschenlesbares Dokument. Hierbei ist wichtig zu beachten, dass bei Abweichungen der strukturierte, maschinenlesbare Teil maßgeblich ist und nicht das menschenlesbare Dokument.

Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch andere Rechnungsformate verwendet werden (z. B. EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG).

Wann ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend?

Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist, bis auf wenige Ausnahmen, ab dem 01.01.2025 die Ausstellung einer E-Rechnung Pflicht. Es gibt jedoch Übergangszeiträume bis Ende 2027 (siehe weiter unten). Die Ausstellung einer E-Rechnung bedarf nicht mehr der Zustimmung des Empfängers. Gleichzeitig setzt dies voraus, dass der Empfänger die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schafft. Hier entsteht also auch für Sie Handlungsbedarf.

Für steuerfreie Lieferungen und Leistungen (§ 4 Nummer 8 bis 29 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise gelten ebenfalls Ausnahmen und können weiterhin als sonstige Rechnungen im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform.

Rechnungen an Endverbraucher sind von der E-Rechnung nicht betroffen. Sollten Sie zukünftig elektronische Rechnungen an Endverbraucher (B2C) versenden wollen, bedarf es weiterhin deren Zustimmung.

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Es gibt Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann. Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung.

Bei einem jeweiligen Vorjahresumsatz von unter 800.000,00 € dürfen Sie bis zum 31.12.2027 weiterhin sonstige Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Sollte Ihr Vorjahresumsatz über 800.000,00 € liegen, so gilt die Übergangsregelung nur bis zum 31.12.2026.

Wie können E-Rechnungen übermittelt werden?

Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht. Es steht dem Unternehmer frei, sich zur Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen. In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet. Bisher für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bekannt, ist außerdem das Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine“) Netzwerk als möglicher Übertragungskanal zu nennen.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Dabei sind die Grundsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten.

Wichtig: Die Aufbewahrung eines Ausdrucks genügt nicht.

Wie unterstützten wir Sie bei der Einführung der E-Rechnung?

Für behördliche Auftragnehmer bietet unser APsolut ERP das XRechnung-Format schon länger an. Zum Jahresende werden wir ein umfassendes E-Rechnungspaket bereitstellen. Hierbei wird der Versand von Rechnungen im XRechnung- als auch ZGFeRD-Format direkt aus dem Geschäftsvorfall ermöglicht werden, so wie Sie es bisher z.B. vom Mailversand von PDF-Rechnungen gewohnt sind. Zudem werden wir den Empfang, die Weiterverarbeitung und die Archivierung von Eingangs-E-Rechnungen anbieten.

Aktuell (September 2024) führen wir außerdem eine Kundenumfrage durch, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Sofern Sie an dieser teilnehmen möchten und noch keine E-Mail erhalten haben, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

Wo finde ich weiterführende Informationen?

Einen guten Überblickt verschafft der Entwurf des BMF Schreibens „ENTWURF: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“. Weitere Innformationen erhalten Sie außerdem bei der IHK.

Disclaimer: Bitte beachten Sie, dass wir diesen Beitrag nach bestem Wissen und Gewissen auf Basis der aktuell zur Verfügung stehenden Informationen (09/2024) erstellt haben. Es handelt sich hierbei um ein unverbindliches Informationsangebot und dient allgemeinen Informationszwecken. Dieser Beitrag ist keine rechtliche, steuerrechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung, noch kann er eine individuelle Beratung, z.B. durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt, ersetzen.